Vos premiers pas sur Office 365 - Les fonctionnalites office 365 - Guide Du Cloud

Vos premiers pas sur Office 365

Publié le : 18-02-2013

Office 365 réunit de nombreux outils de la suite Office dans le Cloud et met à disposition des PME tous les outils d’administration en ligne depuis un seul et même endroit: Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online et Microsoft Lync Online. Office 365 permet notamment à l’entreprise d’offrir à ses employés un accès simplifié à tous les outils Office sur PC, téléphone et depuis un navigateur Web, le service étant de facto utilisable d’où qu’ils soient, l’accès sur un appareil mobile nécessitant une connexion Wi-Fi.

 

Ouverture de Compte

Commencez par remplir le formulaire Microsoft de demande d’essai 30 jours (qui requiert des informations comme adresse email, identifiants de connexion, mot de passe…), une brève manipulation de quelques minutes pour créer votre compte. Ensuite, une fois sur la page d’accueil Office 365 présentant les outils de configuration d’Outlook, Sharepoint et Lync Online, l’administrateur peut à sa guise ajouter des utilisateurs et procéder simplement au paramétrage d’un ou plusieurs comptes.

Administration des comptes utilisateurs

La version d’évaluation 30 jours met à disposition une dizaine de licences pour l’utilisation des services Office en ligne. Rendez-vous dans la rubrique Gestion, puis Utilisateurs et cliquez sur « Préparer votre équipe » et « ajouter des utilisateurs ». Entrez nom, prénom, et un nom d’utilisateur. Vous pouvez dès lors définir les autorisations d’administrateur, l’accès aux licences et obtenir une adresse e-mail. Configurez ensuite les paramètres de compte dans la rubrique Gestion et cliquez sur le compte pour l’éditer. Rendez-vous dans la partie Lync Online Planifier pour autoriser les utilisateurs à une communication externe sur Windows Live Messenger : dans la partie « Présence et notifications », sélectionnez un mode de confidentialité de présence ainsi que les notifications pour mobile.

Site d’équipe

Office 365 intègre un site d’équipe où les utilisateurs retrouvent les documents partagés sur Sharepoint ainsi que d’autres informations. L’onglet « actions du site » permet d’éditer une page, créer une bibliothèque de document et d’ajouter ou éditer un site. Télécharger Sharepoint vous permet de modifier pages, listes ou flux détaillés.

Les services en ligne

Outlook : une fois que l’outil vous a attribué une adresse électronique, utilisez directement la Webapp Outlook en cliquant sur Boite de réception et accédez ainsi à votre messagerie électronique, vos contacts et vos tâches depuis tout appareil connecté au Web. Vous disposez de 25 Go de capacité de stockage. Equivalent professionnel de Microsoft Messenger, le service de messagerie Lync Online localise vos contacts et simplifie votre communication : une fois le programme téléchargé et installé, accédez à l’application en entrant les identifiants attribués sur Office 365. Entièrement personnalisable, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres pour mettre à jour votre statut ou indiquer votre disponibilité, ou encore pour synchroniser directement des informations du calendrier Outlook ou Echange. Vous pouvez également vous connecter à un téléphone fixe et recevoir les appels sur votre PC. Share Point propose la création et le partage de documents en ligne. Créez vos documents dans Word, Excel, PowerPoint ou OneNote en ligne dans un premier temps puis partagez-les avec vos collaborateurs dans le « site d’équipe ».

Le site de Microsoft met également à disposition des utilisateurs un guide d'utilisation de ses services en ligne.