Comment se connecter à Office 365 ? Faut-il télécharger des composants ? Comment se déroule la création de compte ? Le guide du Cloud vous présente en images les premières étapes nécessaires à l’utilisation d’Office 365, la suite Office de Microsoft dans le Cloud.
La version d’essai d’Office 365
Disponible sur le site officiel de Microsoft Office 365, la version d’évaluation permet de tester la solution in the Cloud pendant 30 jours. Le plan que nous essayons aujourd’hui est le plan E3, destiné aux entrepreneurs nécessitant plus de 25 licences et des services particuliers. Nous nous concentrerons sur les fonctionnalités de base,communes à toutes les formules pour aborder les premiers instants avec Office 365.
Première étape : la connexion au site Office 365
Le site portail de Microsoft possède toute sorte de ressources utiles pour le prospect. La première étape pour s’essayer à Office 365 est l’inscription pure : Toutes les rubriques sont à renseigner, avec une attention particulière à porter au nom du nouveau domaine. C’est en effet celui-ci qui servira à identifier votre entreprise en interne et à l’extérieur. Notez le nom de domaine qui est toujours .onmicrosoft.com, signe que vous utilisez une solution externalisée. L’écran suivant vous invite à créer vos identifiants personnels ainsi qu’un mot de passe. Sécurisez le au maximum (employez des caractères spéciaux et évitez les mots du dictionnaire) afin d’éviter les failles. Il sera toujours possible de modifier ce mot de passe mais la réinitialisation s’effectue de manière personnalisée et peut prendre quelques heures.
Seconde étape : Démarrez avec Office 365
Vous verrez souvent la page suivante lors de l’utilisation d’Office 365. Et pour cause, il s’agit de la page d’accueil du compte, où sont répertoriées toutes les rubriques essentielles à la bonne gestion du compte. En tant qu’administrateur, nous avons accès à toutes les rubriques, via des liens situés en haut de page, sur les côtés ou par le biais de raccourcis dans le panneau central. Notez également le lien qui mène vers la page d’accueil pour tous les utilisateurs : Communiquez cette adresse à vos collaborateurs pour qu’ils se connectent à leur espace de travail. Lors de la première connexion, les différents composants d’Office se chargent : Exchange Online, Lync Online, Sharepoint Online et la configuration du service Application de bureau. Une fois les modules mis en place, nous pourrons télécharger des outils supplémentaires. Pour le moment, focalisons-nous sur les comptes utilisateurs.
Troisième étape : Gérez les comptes utilisateurs d’Office 365
L’administrateur général d’Office 365 peut à tout moment ajouter, supprimer ou modifier les attributions des utilisateurs. Pour ce faire, le lien gestion des utilisateurs permet d’accéder directement au tableau de bord. Un clic sur « nouveau » permet de créer un nouveau compte ou un bloc de comptes. L’identifiant personnalisé est attribué à cette étape, la phase suivante permet le paramètre des comptes et l’affection des rôles : L’administrateur pourra répartir les rôles des utilisateurs et ainsi se créer un réseau de collaborateurs de plusieurs niveaux...quel que soit l’endroit où ils se situent. Il suffira ensuite d’attribuer les licences et les fonctionnalités puis de valider les adresses de messagerie pour terminer la création.
Quatrième étape : Accédez à Outlook
L’un des atouts majeurs pour tous les utilisateurs d’Office 365 réside dans la version d’Outlook, complète et permettant l’envoi de pièces jointes de 25Mo. Cette version est directement utilisable dans le navigateur à la manière d’un webmail classique, sans besoin de configuration particulier. En tout point semblable à la version du pack Office, Outlook gère les calendriers, les listes de contacts, les tâches…à limite de 25Go d’utilisation (ces 25Go sont partagés entre toutes les applications). Il est possible de récupérer les paramètres de messagerie pour une installation sur logiciel « fixe », ou de bénéficier d’actions de traitements particuliers, comme le transfert, l’envoi automatique de réponses et ainsi de suite.
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